Ontem durante uma reunião com partes interessadas, quando cobrado por uma informação não hesitei em responder "Sim, já enviei esta posição por e-mail na última segunda-feira". Quando o diretor representando o cliente que estava com a destinatária da mensagem em um desses softwares de mensagens instantâneas foi checar a informação, a pessoa negou o recebimento da mensagem e este diretor decidiu "projetar" a janela da conversação para que todos vissem a resposta negando a minha informação. De fato eu havia enviado e no mínimo algum problema com o e-mail ou qualquer outra coisa teria acontecido, porém estava sem o notebook para tentar dar a contra prova da informação. Foi muito constrangedor olhar para as pessoas tendo que me justificar e ainda mais difícil olhar para aquelas partes interessadas do mal (Ou como brincamos, aqueles que quando assistem patinação artística torcem para que o atleta caia).
No final das contas a mensagem foi sim entregue à pessoa de interesse, só que esta não leu e quando cobrada por seu diretor não hesitou em falar que não tinha recebido e o mais interessante é que o tal diretor não projetou as "desculpas" da pessoa pelo equívoco.
Enfim, de qualquer maneira a responsabilidade do ocorrido, mesmo a pessoa não tendo checado a informação, é minha. Digo isso pois deveria ter confirmado a recepção da mensagem. Na verdade, talvez meu maior erro tenha sido não ter classificado a informação da maneira adequada ou ter escolhido o método mais apropriado de comunicação (Neste caso foi utilizado o método de comunicação ativa ou
push) a ponto de não ter levado em conta que aquela mensagem necessitava de confirmação.
Neste ponto entramos nos conceitos eficazes de comunicação, onde o emissor tem responsabilidade sobre garantir a entrega da informação e entendimento comum da mensagem (
feedback).
Este post pretende apenas confirmar a real importância das Comunicações e como cada detalhe relacionado à este tópico deve ser observado de perto. No caso acima, não houve grandes danos, mas foi algo que poderia ter, assim como também poderia ter sido completamente evitado.
André Cruz, PMP
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